Version 1 en cours d’élaboration
Préambule
La loi de 1901 ne dit rien sur les organes administratifs d’une association.
En conséquence, une association est libre de définir ses instances de fonctionnement, leurs attributions et l’instance compétente pour la représenter vis-à-vis des tiers (c’est-à-dire des personnes extérieures à l’association). (Source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1121)
En principe, une association n’a pas l’obligation d’avoir un règlement intérieur. Mais, de manière générale, il est conseillé d’en établir un pour organiser le fonctionnement quotidien de l’association. Le règlement intérieur vise à définir les règles de fonctionnement habituelles de l’association (accès aux installations, utilisation du matériel, relation entre les membres, paiement des cotisations,…) et les règles disciplinaires. Le règlement intérieur peut comporter les règles de procédure pour prononcer une sanction, et, éventuellement, l’échelle des sanctions (avertissement, exclusion temporaire, suspension, exclusion définitive).
Le règlement intérieur peut également prévoir ses conditions de révision et la fréquence de ses révisions (par exemple : tous les 5 ans).
Le règlement intérieur peut contenir les horaires et conditions d’accès aux installations, les règles de bienséance des membres de l’association, le respect des règles d’hygiène à respecter au sein de la structure, etc.
(Source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F35042).
Article 1 : Conditions et montants d’adhésion, droits liés aux adhésions, fin de l’adhésion
Conditions
Pour devenir adhérent, chaque personne doit :
– Remplir un formulaire d’adhésion.
– Signer un document certifiant la prise de connaissance des documents suivants : la raison d’être, la charte, les statuts, et le règlement intérieur. Ces documents sont disponibles sur le site internet du tiers-lieu.
– Payer une adhésion annuelle dont le montant et les éventuelles différences tarifaires sont définis dans le présent Règlement Intérieur.
– Être âgé d’au moins 16 ans : Les mineurs (personne physique ayant moins de 18 ans) peuvent être membres actifs sous-réserve d’apporter une autorisation parentale.
Montants d’adhésion
Il existe une adhésion individuelle.
Pour l’année 2025, le montant est fixé à 2 EUR par personne à partir de 16 ans.
Les montants sont revus à fin de bonne gestion par les personnes en charge de la gestion de la trésorerie et votés à l’Assemblée Générale pour le prochain exercice.
Droits liés à l’adhésion
1. Tarif préférentiel pour les boissons et le snacking du café associatif (les usagers non adhérents paient un tarif majoré d’1 EUR par consommation)
2. Un droit de vote pour l’AG
Démission – Exclusion – Décès d’un membre
1. La démission d’une instance doit être adressée par mail à quartierlibre@garbejaire.fr. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
2. Comme indiqué à l’article 7 des Statuts, l’exclusion d’un membre de l’Association peut être prononcée par l’Instance Délibérative pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
- la perturbation d’activités de l’association avec volonté de nuire ;
- une condamnation pénale pour crime et délit en cours d’adhésion pouvant porter un préjudice au tiers-lieu (à débattre);
- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’Association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion, auprès de l’Instance Médiatrice. La décision d’exclusion après mise en oeuvre des moyens de conciliation est adoptée par l’Instance Délibérative statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.
3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association. L’adhésion versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.
Article 2 : Règles de vie dans le Tiers-Lieu
S’appuyant sur la Charte, le Tiers-Lieu Quartier Libre est un lieu de vie collectif qui nécessite le respect de règles de vie communes:
1. Chacun doit respecter le lieu, les personnes qui s’y trouvent et les activités qui s’y déroulent
2. Aucune violence verbale, physique ou verbale n’est tolérée
3. L’utilisation du téléphone portable doit rester discrète et elle est interdite pendant les spectacles
4. Les horaires d’ouverture et de fermeture doivent être respectés
Article 3 : Statuts des membres
Les statuts des membres sont définis dans les Statuts :
– Membres amis du Tiers-Lieu
– Membres actifs
– Membres décisionnaires
– Membres médiateurs
Article 4 : Mandats des membres décisionnaires
Les membres décisionnaires constituant l’Instance Délibérative sont désignés pour une durée de [durée en années] l selon les règles suivantes :
Quantité : Minimum : 12 personnes / Maximum : 29 personnes, à jour du règlement de leur adhésion et volontaires
Désignation : les premiers membres décisionnaires sont issus du groupe de co-création et ont rempli leur formulaire d’engagement.
Renouvellement : Les mandats sont renouvelables, mais les membres doivent se retirer au terme de leur mandat pour laisser la place à d’autres candidats, afin d’éviter toute concentration de pouvoir. Les candidats doivent être majeurs (plus de 18 ans), membres actifs de l’association depuis plus de six mois et à jour du règlement de leur adhésion annuelle. En cas de vacance (démission, décès), l’Instance Délibérative pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres pour atteindre le minimum requis. Il est procédé au remplacement définitif des membres décisionnaires lors de la prochaine assemblée générale ordinaire.
L’Instance Délibérative via ses membres prend des décisions dans les règles de l’intérêt général. se réunit au moins une fois tous les 6 mois, sur convocation du Collège des Représentants Légaux ou à la demande de minimum 3 membres de l’Instance Délibérative. L’Instance Délibérative peut se réunir de manière plus fréquente et peut inviter des membres actifs. Les modalités de prise de décisions sont fixées dans l’article 7.
Tout membre de l’Instance Délibérative qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives sera considéré comme démissionnaire.
Article 5 : Relation avec les collectivités locales
Les relations avec la municipalité de Valbonne, qui est propriétaire du lieu, sont encadrées par une convention spécifique. Cette convention précise les rôles, les responsabilités et les modalités d’interaction entre l’association et la mairie. Toute évolution de cette relation devra être soumise au vote des adhérents lors d’une assemblée générale.Un élu municipal peut adhérer à l’association, mais il ne peut pas devenir membre décisionnaire afin d’éviter tout conflit d’intérêt. Il participera aux décisions en tant que simple contribuable et non en tant qu’élu.
Article 6 : Conflits d’intérêts
Pour prévenir les conflits d’intérêts, les décisions importantes touchant à la gestion du lieu ou aux projets soutenus par la municipalité doivent être prises par l’ensemble des adhérents et non uniquement par les membres décisionnaires.Si un membre décisionnaire ou un médiateur est en situation de conflit d’intérêt potentiel (ex. lien avec un élu), il doit se retirer de la prise de décision. Le processus sera supervisé par les médiateurs qui veilleront à l’impartialité.
Article 7 : Prise de décision et vote
- Chaque adhérent a droit à une voix.
- Les décisions courantes sont prises par les membres décisionnaires de l’Instance Exécutive.
- Les décisions importantes (comme l’approbation de nouveaux projets, les changements majeurs de fonctionnement ou les relations avec la mairie) doivent être soumises au vote de tous les membres de l’Instance Délibérative.
- Les décisions relatives à (évolution de la stratégie l’Association, … à préciser) sont prises en Assemblée Générale (Ordinaire ou Extraordinaire, selon les précisions des Statuts).
- Le quorum pour ces décisions sera fixé à [nombre ou pourcentage des membres] pour garantir une représentativité suffisante.
- Si la municipalité participe au vote, le nombre de votes qu’elle peut porter sera limité à [nombre ou pourcentage], afin de ne pas dominer les décisions prises par les membres de l’association.
- Si un membre de l’Association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire. Chaque membre ne peut pas avoir plus qu’une procuration.
- Modalités de prises de décision possibles :
A) Majorité simple
C’est la majorité des voix exprimées des membres présents ou représentés à l’AG. Pour le calcul de cette majorité, les abstentionnistes ne sont pas pris en compte. En pratique, sont considérées comme adoptées à la majorité simple les décisions ayant recueilli une majorité de votes POUR et, comme rejetées, celles ayant obtenu une majorité de votes CONTRE.
Exemples d’applications :
•
l’adoption du budget prévisionnel ;
•
l’approbation annuelle des comptes et de l’activité des Instances
•
le vote du quitus pour le Collège des Représentants Légaux;
•
l’organisation et fonctionnement de l’Instance Exécutive;
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•
les travaux nécessaires à la conservation du Tiers-Lieu (en lien avec la mairie) ainsi qu’à la prévention de la santé et la sécurité physique des usagers ;.
•
le remplacement d’un équipement vétuste par un équipement du même type (en lien avec la mairie);
•
l’adaptation du règlement intérieur aux évolutions de fonctionnement et réglementaires constatées depuis son établissement ;
•
les modalités de réalisation et d’exécution des travaux rendus obligatoires par la loi, par une disposition règlementaire ou par un arrêté de police concernant la sécurité ou la salubrité publique (en lien avec la mairie) ;
B) Majorité absolue
C’est la majorité des voix de tous les membres présents, représentés et absents. Si la décision n’est pas adoptée à la majorité absolue, mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les membres, la même assemblée générale peut se prononcer immédiatement à l’occasion d’un nouveau vote à la majorité simple (majorité des voix des membres présents ou représentés).
Exemples d’applications : lancement d’une procédure judiciaire
C) La double majorité
C’est la majorité de tous les membres (présents, représentés et absents) détenant les deux tiers des voix. Si la décision n’est pas adoptée, mais qu’elle recueille au moins l’approbation de la moitié des membres présents ou représentés, représentant au moins un tiers des voix de tous les membres, l’assemblée générale procède à un second vote à la majorité absolue.
Exemple d’application : mise à jour des statuts
D) Décision par non refus (plutôt que consentement)
Mode à privilégier dans les décisions opérationnelles
E) Décision par consensus
Mode à éviter ou bien-fondé à préciser s’il est choisi car il peut être difficile d’aboutir à une décision
Exemple : liquidation de l’association
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Article 8 : Sécurité et accès
Chaque membre décisionnaire ou membre ayant une responsabilité particulière se voit attribuer un badge d’accès aux locaux.
Les badges doivent être retournés si la personne quitte l’association ou perd ses responsabilités.
Il est recommandé que les membres présents dans les locaux soient toujours au moins deux pour des raisons de sécurité. En cas d’urgence, une procédure est en place pour contacter les autorités locales (police) immédiatement.
Article 9 : Groupes de travail
L’association fonctionne avec plusieurs groupes de travail, chacun ayant des responsabilités spécifiques :
Groupe Communication : Ce groupe recueille les paroles de tous et assure la communication avec le public, les associations, et la mairie.
Groupe Gouvernance : Ce groupe veille au bon fonctionnement de l’association et à l’évolution de ses textes fondateurs (statuts, règlement intérieur).
Groupe Activités : Il organise l’agenda des événements, tient les comptes, et gère le quotidien du tiers-lieu.
D’autres groupes pourront être créés si l’Instance Délibérative le juge nécessaire.
Chaque groupe se réunit selon ses besoins et fait régulièrement un compte rendu de son activité à l’Instance Délibérative (systématiquement après chaque réunion avec dépôt de la trace écrite dans l’’armoire → à adapter).
Article 10 : Médiateurs
Les médiateurs constituant l’Instance Médiatrice sont choisis parmi les membres actifs, en fonction de leur capacité à gérer les conflits de manière impartiale et bienveillante. Pour devenir médiateur, un membre doit :
Être volontaire.
Avoir fait preuve de compétences en résolution de conflits ou en médiation.
Être élu par l’Instance Délibérative .
Les médiateurs ont pour mission de surveiller les processus décisionnels, d’intervenir en cas de désaccord, de statuer sur des questions éthiques, de se
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prononcer au sujet de l’exclusion d’un membre et de s’assurer que les principes énoncés dans les statuts et la charte sont respectés.
Les modalités de fonctionnement sont fixées dans la fiche ‘Modalités de fonctionnement de l’Instance Médiatrice’ annexée au Règlement Intérieur.
Article 11 : Modification du Règlement Intérieur
Le Règlement Intérieur peut être modifié lors de l’assemblée générale ou par les membres décisionnaires de l’Instance Délibérative, sous réserve d’un vote (à la majorité simple ? Des deux tiers ? autre ?). Toute modification sera communiquée à l’ensemble des membres de l’Association.
Article 12 : Cahier de liaison
Un cahier de liaison est mis en place pour :
Suivre les activités du tiers-lieu.
Estimer et consigner le temps passé par les bénévoles sur chaque tâche ou projet.
Consigner tout incident
Ce cahier permet une meilleure visibilité de l’engagement des membres bénévoles et une gestion plus efficace du tiers-lieu. Tous les bénévoles sont invités à y noter leur temps de travail et les tâches effectuées.
Article 13 : Activités bénévoles et professionnelles
Dans un premier temps, le tiers-lieu encourage des interventions bénévoles, réalisées par des amateurs et amatrices souhaitant partager gratuitement une activité. Les participants à ces activités devront, le cas échéant, s’acquitter de l’adhésion à l’association.
En fonction de l’engagement du public et des savoir-faire locaux, le tiers-lieu pourrait envisager à terme des interventions professionnelles rémunérées. Les conditions pour cela seront discutées avec les membres lors d’une assemblée générale.
Pour proposer une activité bénévole, il suffit de remplir une fiche d’information disponible auprès des membres décisionnaires. Cette fiche précisera les détails de l’activité, la durée prévue et les besoins matériels.
La préparation de la décision de l’acceptation de la mise en oeuvre de cette activité, de sa programmation dans le temps etc. sera prise en charge par le Groupe d’Activités. La décision sera prise par l’Instance Délibérative selon des modalités à définir.
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Article 14 : Composition de l’Instance exécutive
L’Instance Délibérative élit chaque année parmi ses membres décisionnaires une Instance Exécutive.
Pour la première année, elle est composée d’au moins 8 membres:
trois co-présidents ou co-présidentes
deux co-trésoriers ou co-trésorières
deux co-secrétaires
un gestionnaire du café associatif
La composition et les champs de compétences relatifs à chaque fonction sont précisés dans la fiche « Composition et mandats de l’Instance Exécutive’ annexée au Règlement Intérieur. Les fonctions ne sont pas cumulables.
Les modalités de prise de décision selon les types de décision sont fixées dans la fiche ‘Modalités de Décisions de l’Instance Exécutive’ annexée au Règlement Intérieur.
Article 15: Modalités d’élection, de délibération et de prise de décision en Instance Délibérative
Les membres décisionnaires sont mandatés et renouvelés régulièrement. Le fonctionnement de l’Instance Délibérative est conforme à la fiche ‘Modalités d’élection, de délibération et de prise de décisions de l’Instance Délibérative’ fixées en annexe du Règlement Intérieur.
Article 16 : Modalités de la prise de décision en Assemblée Générale
Les décisions sont prises selon des modalités précisées dans la fiche fiche ‘Modalités de Décisions de l’Instance Délibérative’ annexée au Règlement
Intérieur pour l’AGO et l’AGE.
L’assemblée générale ordinaire se réunit au moins une fois par année civile selon les modalités suivantes :
o
les membres de l’association sont convoqués par le Collège des Représentants Légaux ou président de l’association 15 jours au moins avant la date fixée, par lettre simple ou courriel,
o
jusqu’à 3 jours avant la date de la réunion, tout membre de l’Association peut proposer à l’Instance Délibérative d’ajouter un sujet à l’ordre du jour.
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Les coprésidents, assistés des membres de l’Instance Délibérative, président l’assemblée et exposent le rapport moral et le rapport d’activités qui sont soumis à l’approbation de l’assemblée.
Les cotrésoriers présentent le rapport financier qui est soumis à l’approbation de l’assemblée.
Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour.
Article 17 : Modalités de désignation et de fonctionnement du Collège des Représentants Légaux
Les membres du Collège des Représentants Légaux défendent les intérêts de l’Association en respectant sa raison d’être. Ils ont signature sur tout document engageant la responsabilité de l’Association. Ils concluent tout accord avec les personnes physiques et morales. Ils passent des contrats au nom de l’Association. Ils représentent l’Association en justice et peuvent agir au nom de l’Association avec le soutien de l’Instance Délibérative.
En cas de besoin, le Conseil des représentants Légaux peut accoder délégation partielle de ses pouvoirs à des membres de l’Instance Délibérative.
Les modalités de fonctionnement sont précisées en annexe du Règlement Intérieur.
Article 18 : Affiliation
L’Association peut adhérer à d’autres associations, fédérations, unions ou regroupements par décision de l’Instance (Délibérative ou Exécutive ? À préciser).
Article 19 : Boissons
Afin de participer activement à la transition écologique, le Tiers-Lieu privilégie les boissons sans emballage : café en vrac, thé et infusion en vrac, boissons fermentées fait maison.
Des bouteilles en verre sont privilégiées pour faciliter le recyclage du verre.
Les boissons alcoolisées sont prohibées mais des bières sans alcool et des boissons concentrées sans alcool avec des arômes d’anis ou vin cuit sans alcool sont proposées.
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Article 20 : Animaux de compagnie
Malgré toute l’affection que nous portons aux animaux, les règles d’hygiène en restauration ne permettent pas de faire entre des animaux au « Quartier Libre », hormis les chiens d’aveugle et les chiens d’assistance conformément à la réglementation (https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F35787)
Article 21 : Comptabilité
Il est tenu une comptabilité faisant apparaître annuellement le bilan et le compte de résultat, soumis au quitus de l’Assemblée Générale.
Quelle que soit la nature de l’opération au-delà d’un montant de 500 € (à débattre), toute décision relative à l’engagement des fonds de l’Association par ses représentants légaux sera prise après information et validation de l’Instance Délibérative. Les modalités de cette prise de décision sont fixés en annexe du Règlement Intérieur.
Article 22 : Financement du Tiers-Lieu
Le budget s’appuie sur
1)
le montant des adhésions
2)
les subventions
3)
les dons (des amis du tiers-lieu, crowdfunding)
Article 23 : Tarif des consommations et activités
Les consommations (snacking et boissons) font l’objet d’une double-tarification au Tiers-Lieu Quartier Libre.
Les usagers non adhérents doivent s’acquitter d’un prix supérieur à celui des non adhérents. Ces tarifs sont affichés publiquement et fixés de plein droit par l’Instance Exécutive qui peut les faire évoluer dès que nécessaire à des fins de bonne gestion.
Les activités sociales, culturelles ou d’éducation populaire, de même que les ateliers, interventions et animations de tous types sont proposées a priori gratuitement par les intervenants et bénévoles. Une participation financière peut être demandée (pour financer par exemple les fournitures) ou suggérée (lors des spectacles). L’argent ne doit pas être un frein à la participation à l’une de ces activités du Tiers-Lieu. 11
Article 24 : Ouverture – Fermeture – Exclusion du Tiers-Lieu
Les consommations (snacking et boissons) peuvent être vendues par les bénévoles autorisés à gérer la caisse au sein du Tiers-Lieu Quartier Libre, pendant les ouvertures du café et les activités.
(A détailler selon choix du logiciel de caisse etc.)
Les horaires d’ouverture et de fermeture seront communiqués par affichage sur place et sur site internet (à détailler).
L’espace devant le Tiers-Lieu pourra / ne pourra pas être utilisé pour des activités.
Tabac, stupéfiants et jeux d’argent sont interdits au sein du Tiers-Lieu.
L’usage des équipements du Tiers-Lieu doit être respectueux.
Tout agissement contraire au présent Règlement Intérieur pourra, selon sa gravité et/ou sa répétition faire l’objet d’une exclusion temporaire ou définitive du Tiers-Lieu afin de garantir le bon fonctionnement et la sérénité du Quartier Libre.
Article 25 : Convention avec la mairie – Relations avec les autres associations utilisant le Tiers-Lieu
Convention avec la mairie
Convention avec les personnes morales partenaires proposant des activités
Gestion de la propreté et de l’entretien du local
A détailler ultérieurement
Article 26 : Gestion du bénévolat
Planning des bénévoles
https://www.francebenevolat.org/notre-association/passeport-benevole
A détailler ultérieurement
12 - Les décisions peuvent être communiquées à l’oral ou par écrit